{Natalie Ratkovski} (conjure) wrote,
{Natalie Ratkovski}
conjure

Category:

Не забывайте записывать задания

За последние годы работы часто сталкиваюсь с тем, что люди не утруждают себя записями на совещаниях, особенно если на фирме существует так называемый "Менеджмент качества" (Qualitätsmanagementsystem). Коротко эту систему можно объяснить так. Руководство предприятия предоставляет сотрудникам чёткие структуры фирмы в виде письменных документов (законов и правил) и графических схем. Т.е. какие структуры власти существуют, кто их представители (поимённо), как происходит работа, какие у предприятия цели, к кому обращаться в таких-то конкретных случаях. Т.е. полностью описан процесс функционирования. Например, кто ставит задачи, куда они потом идут, кем разрабатываются, кто их контролирует, кто их дорабатывает и кто их в итоге продаёт и рекламирует.

Кстати, эта система контролируется и оценивается сотрудниками специальной гос. фирмы - т.е. внешним предприятием, которое ещё и оценки раздаёт. Этими оценками экзаменуемые фирмы могут потом хвастаться перед клиентами и рассказывать, какие они молодцы и как хорошо организованы.

В рамках этой системы фирма обрастает огромным количеством бумажек, которые доступны к прочтению всем сотрудникам. Например, протоколы совещаний: кто присутствовал, какие темы обсуждались, кто ответственный, какие сроки. Т.о. можно информировать большое количество людей без того, чтобы каждому что-то разжёвывать по отдельности, а архивы документов всегда помогут реконструировать развитие какого-нибудь проекта. Признаться, вещь весьма удобная.

В итоге даже некоторые участники таких совещаний слепо доверяют протоколам, потому что сами ничего не записывают. На самом же деле протоколы содержат только ключевую информацию. Идеи и обсуждения остаются полностью за кадром. Поэтому нужно всегда иметь при себе блокнот и ручку и конспектировать задачи, сроки и отвественных, делать грубые наброски и записывать ключевые слова. Во-первых, протоколы тоже составляют люди, которым свойственно ошибаться. Меня уже как-то в таком протоколе умудрялись ошибочно записать отвественной и содрали бы три шкуры, если бы я не доказала обратное на основании своих заметок. Споры по поводу того, что же в итоге придумали и на чём остановились - тоже утихали с помощью блокнотных вещдоков.

Со временем так же привыкаешь, что когда оговаривается задача, которую тебе выполнять, нужно первым делом при всех выяснить сроки и ресурсы, а не оставлять поле для ошибок и домыслов.

Блокнот можно использовать и как психологический фактор. Необязательные люди часто боятся тех, кто что-то дотошно пишет и на всякий случай уважают :-) Особенно если ты можешь открыть блокнот на нужной странице, указать на дату, пометки к проектам и напомнить всем об идеях и планах, которые обсуждались. Человек без блокнота здесь явно проигрывает.

Причём, обратите внимание. Блокнот нужен не только тем, кто занимается руководством проектов, команд, отделов или целых фирм. Рядовому сотруднику он ещё нужнее, потому что все задания и требования тогда лежат под рукой. Человек всегда может проверить, что уже оговаривалось, а что нет.

Кстати, я ещё туда записываю всякие полезные вещи. Например, просишь один раз коллегу показать тебе что-то. Скажем, как найти то место на сервере, где хранятся протоколы совещаний. А потом вместо того, чтобы следующий раз снова тормошить его, просто листаешь свой блокнот и находишь запись.

Так что не забывайте записывать! Заведите блокнот и ручку и в начале каждого дня записывайте дату, задания, содержание совещаний. Звучит противно бюрократично, зато в итоге оказывается полезным для всех участников событий. Это же работа, она рано или поздно требует точности и учёта.

Exhibition "Home and Garden"

Tags: job, помоги себе сам
Subscribe

  • Мир искусства — пороховая бочка?

    Мой перевод статьи немецкого журнала «Monopol» о том, что всё меньше галерей заключает договоры о сотрудничестве с художниками. Вопреки всякому…

  • Художник — профессия?

    Говорить о том, что художник — это вовсе не профессия, всё равно, что утверждать, что в любой другой профессии тоже нет разницы между профессионалом…

  • Моя книга "Художник" уже совсем скоро в ваших руках

    Почти 6 лет жизни... Интервью с потрясающими людьми, поездки к ним в гости через всю Европу, годы поисков и новых открытий. Огромная работа, которую…

  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 8 comments