{Natalie Ratkovski} (conjure) wrote,
{Natalie Ratkovski}
conjure

Categories:

Организация и учёт художественной деятельности

В прошлом году я оказалась совершенно зелёным новичком, когда осознанно и, казалось бы, обдуманно решила уйти с насиженного места в офисе на вольные хлеба. В течение года мне пришлось сильно попотеть и выработать различные системы управления моими делами. Особенно бумажными, от которых зависит моя судьба в глазах налоговой. Например, пришлось учиться, как вести учёт составленным предложениям, как оформлять счета так, чтобы можно было более менее легко ориентироваться, как собирать и хранить чеки о расходах на материалы, рабочие поездки и пр.

Казалось бы, вещи совершенно элементарные, но, как говорят немцы, чёрт кроется в деталях. Я со студенческих лет научилась однозначно и понятно называть файлы, с которыми работаю, чтобы и 10 лет спустя можно было ориентироваться в собственных названиях.

Например, если я сделала эскиз для книги "Wishcraft" вчера, то он будет называться "wishcraft_sketch_2014-03-15.psd". Сегодняшний эскиз для этой же книги будет называться "wishcraft_sketch_2014-03-16.psd". Все файлы с более актуальной датой у меня являются последней версией. Если заказчик принял не сегодняшний, а вчерашний эскиз, я его открою и пересохраню под именем "wishcraft_sketch_2014-03-16_2.psd" Т.е. сама дата и "прирост" после неё (в данном случае "_2") означает более свежий файл. Так мне достаточно пробежаться глазами по названиям и не вникать в детали, вроде даты и времени производства файла на свет в описании к файлу. И тем более не надо открывать их. Всегда понятно, что файл с более свежей датой, прописанной в имени, - актуальный.

Со счетами для клиентов и позже для налоговой пришлось тоже придумывать систему, которая хорошо считывалась сразу в имени счетов. Так я завела себе такое правило. Мои файлы со счетами состоят из: обозначения страны, года и месяца, порядкового номера для этой страны и короткого обозначения имени. Например, мартовские счета для клиентов из Англии фирмы "TM" могли бы называться: UK_2015-03_001_tm.doc (Естественно из *.doc я генерирую *.pdf, если отправляю клиенту по электронной почте и всем советую.)

Я сначала хотела сделать сквозную нумерацию всех моих счетов, например, UK_2015-03_001_tm.doc, RU_2015-03_002_antz.doc, DE_2015-03_003_pimke.doc, но быстро сообразила, что мне удобнее делать сквозную нумерацию по счетам в рамках одной страны. Тогда все файлы стоят ровным столбиком по алфавиту и легко находятся по стране и порядковому номеру внутри каждой отдельно взятой страны.

Ошибок в процессе наделала уйму. Например, западные клиенты прежде чем оплатить работу требуют с меня формальный счёт, в котором содержится описание проекта, адрес, сумма, номер моего расчётного счёта и до какого числа я требую перевести деньги, мой идентификационный номер в налоговой и пр. С русскими клиентами всё проще, но и запутаннее одновременно. Официальных счетов никто ещё ни разу не требовал. Спрашивают в обычном имейле, куда перевести деньги, и редко когда ясно, переведут их тебе завтра или через 2 месяца. Иногда надо спрашивать вслед за сданной работой:"А где же мои талеры? А когда?"

Поэтому в итоге получилось, что для западных клиентов у меня все счета лежали готовые - стройной стопочкой с понятными именами - и их нужно было просто распечатать для налоговой. А вот с русскими клиентами случилась катастрофа. В какой-то необъясмнимый момент запапрки я, видимо, дико расслабилась и перестала записывать списком в Экселе, что за заказ, сколько он стоил, от кого и какой статус (перевели или нет деньги). Список обрывается где-то в июне, т.е. без учёта остались целых 6 месяцев! Заказов из России обычно не так много, и я решила, видимо, что и так не забуду. Угу... Забыла всё, конечно же!

По каждому отдельному заказу пришлось поднимать переписку всего года, искать их адреса (а они не то, чтобы в имейле - на официальном сайте часто не стоят!) и имена ответственных (кому именно я выставляю счёт). У некоторых пришлось проверять курс евро по отношению к рублю, у других курс доллара по отношению к рублю на момент перевода денег, указывать в отчёте для налоговой. Пришлось так же поднимать распечатки всех движений денег на расчётном счету, чтобы сверить даты сдачи работы и даты получения денег. СтопиТьсот раз выругала себя, что так и не завела для рабочего движения денег отдельный счёт. ЖабкО душила, платить банку за ещё один счёт и ещё одну карточку. Я даже не задумывалась, что на обычном счету чёрт ногу сломит! Там же мелким текстом по 5-6 страниц на каждый месяц (книга из 72 мелко исписанных страниц А4!) и всё больше о том, чего мы с мужем на Амазоне купили или в Альди за углом, сколько сняли за свет, воду, газ, мусор, за кредит на дом, за школу и т.д. :-//

Очень кусала локти, что не составляла счета для русских клиентов, пусть они их и не просят, сразу же по факту сдачи работы! Ведь в итоге пару раз поленилась в надежде на то, что потом одним махом быстренько сделаю отчётность, а 6 месяцев прошли - глазом не усела моргнуть! И насобирала в итоге гору проблем и ещё бОльшую гору работы.

Но, на ошибках учатся. В этом году у меня подробная экселовская таблица, в которой есть графы статуса самого заказа (отправила условия или нет, в процессе, ожидание ТЗ, корректуры, статус оплаты). И счета сразу составляю для всех стран, вне зависимости от того, запрашивает клиент официальный счёт с адресом и прочим или улаживает всё без особенных формальностей в переписке. Потому что конец прошлого года у меня в плане отчётности случился как в том вульгарном анекдоте:"Загибайся, студент, - сессия!" Спасибо, больше не надо.

Видимо, бухгалтеры сидят сейчас и улыбаются. Но представьте себе на секундочку, как это, когда вы совершенно не в теме грамотного ведения финансов и первый раз в жизни сталкиваетесь с тем, что никто за вас (как когда я была подчинённой) не позаботится о структуре и упорядоченности финансовой и учётной стороны вашей деятельности. Ведь учёт финансов - не основная работа художника. Основная - рисование. Но в итоге получается, что нужно делать 2 работы параллельно. Причём именно в учётно-финансовой вы если не полный ноль, то как минимум желторотик. И если где-то прокололся, прогнулся, поленился, что свойственно любому человеку, расплата будет "кровавой".

На этой ноте упорядоченного вам понедельника. "Считайте деньги, не отходя от кассы" :-)

Fleamarket Les Puces de Saint-Ouen

Tags: помоги себе сам
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 33 comments